Wie verwerkt je gegevens?
De verwerkingsverantwoordelijke is Wolfpack Calisthenics BV, De Lescluzestraat 64, 2600 Berchem (Antwerpen), BE 0771.305.594.
Voor vragen over privacy kan je mailen naar management@wolfpackcalisthenics.com.
Welke gegevens kunnen we ontvangen?
Afhankelijk van je contactmoment kunnen we je naam, e-mailadres, telefoonnummer, bericht, interesse, trainingsachtergrond en informatie over je doelen ontvangen.
Verstuur je ons contactformulier, dan ontvangen we daarbij ook het type browser dat je gebruikt en de pagina van waaruit je het verstuurde. Kwam je via een advertentie of campagnelink op de site, dan sturen we ook de gegevens van die campagne mee (zoals de bron en, bij een advertentie, een klik-id van Google of Meta). Heb je marketingcookies aanvaard, dan onthoudt je browser die campagnegegevens tot 90 dagen, zodat we ze ook kennen als je pas later het formulier invult.
Vul je een formulier in onder een advertentie op Facebook of Instagram (Meta Lead Ads), dan ontvangen we de antwoorden die je daar geeft: meestal je naam, e-mailadres en telefoonnummer, en welke advertentie en welk formulier het waren.
We vragen je om geen medische of andere gevoelige informatie te delen via een algemeen contactformulier. Bespreek relevante beperkingen rechtstreeks met je coach vóór de training.
Waarom verwerken we gegevens?
We gebruiken gegevens om vragen te beantwoorden, afspraken en assessments te plannen, een passende dienst voor te stellen, onze overeenkomst uit te voeren en te voldoen aan wettelijke verplichtingen.
We verwerken gegevens alleen voor verenigbare doeleinden en gebruiken ze niet voor een ander doel zonder je daarover te informeren wanneer dat vereist is.
De resultaten van je Skill Assessment
Tijdens een Skill Assessment meet een coach je niveau. Die resultaten bewaren we als intern werkdocument, zodat we je route kunnen uitstippelen als je bij ons verdergaat. Dat is deel van de dienst die je koopt; je gaat ermee akkoord bij het boeken (algemene voorwaarden, artikel 6).
De resultaten gaan niet naar derden en we gebruiken ze niet voor iets anders. Ga je niet verder, dan vernietigen we ze nadat ze niet meer nodig zijn, en je kan altijd vragen om ze in te zien of te wissen.
Rechtsgrond en bewaartermijn
De rechtsgrond hangt af van de context: je vraag beantwoorden of een afspraak voorbereiden, een overeenkomst uitvoeren, voldoen aan een wettelijke verplichting of, waar nodig, je toestemming.
Vink je op het contactformulier aan dat we je op de hoogte mogen houden, dan sturen we je af en toe tips en aanbiedingen via WhatsApp en mail. Dat doen we alleen op basis van die toestemming. Je trekt ze in door te antwoorden met 'stop' of 'afmelden', of met een mail naar management@wolfpackcalisthenics.com.
We bewaren gegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, rekening houdend met wettelijke bewaartermijnen en eventuele geschillen.
Gegevens over hoe je ons vond (campagne, klik-id) bewaren we bij je aanvraag in onze mailbox en in VirtuaGym zolang je aanvraag loopt, en hoogstens 2 jaar als je geen klant wordt. In Google Analytics bewaren we gegevens 14 maanden.
Met wie delen we gegevens?
We delen gegevens alleen wanneer dat nodig is voor onze werking, bijvoorbeeld met dienstverleners die ons ondersteunen bij hosting, communicatie, planning of betalingen. Zij mogen je gegevens alleen volgens onze instructies verwerken.
Wat je via ons contactformulier stuurt, komt terecht in onze mailbox bij Google Workspace en als aanvraag in VirtuaGym, het systeem waarin we onze leden en aanvragen beheren, samen met je bericht. In de regel krijg je zelf een bevestigingsmail met een kopie van je bericht.
Onze website draait bij Cloudflare (Cloudflare, Inc.). Om spam via ons contactformulier tegen te houden, gebruiken we Cloudflare Turnstile. Dat controleert, zonder cookies voor reclame, of het formulier door een mens wordt ingevuld en verwerkt daarvoor technische gegevens zoals je IP-adres en browser. Cloudflare is daarbij onze verwerker.
Je lidmaatschap, boekingen, facturen en domiciliëringen beheren we in VirtuaGym (Virtuagym B.V., Amsterdam). VirtuaGym verwerkt die gegevens als onze verwerker, met servers in de EU.
Betaal je online, bijvoorbeeld voor een Skill Assessment, dan gebeurt dat via Mollie (Mollie B.V., Amsterdam) of via VirtuaGym. Je vult je betaalgegevens in op hun beveiligde pagina, niet bij ons. Wij ontvangen alleen of de betaling gelukt is, het bedrag en een referentie. Mollie verwerkt je betaalgegevens om de betaling uit te voeren en om zijn eigen wettelijke plichten na te komen (zoals de controle op witwassen); voor dat laatste is Mollie zelf verantwoordelijk.
Wanneer een externe dienst op een pagina wordt geladen, zoals een kaart of boekingstool, kan die dienst eigen gegevens verwerken. Raadpleeg daarvoor ook het privacybeleid van die aanbieder.
Gaat er in de app iets technisch mis, dan krijgt onze foutrapportagedienst Sentry (Functional Software, Inc., servers in de EU) een geanonimiseerd rapport over die fout, zonder je naam, je gegevens of je foto's, zodat we het kunnen herstellen.
Metingen en advertenties
Met jouw toestemming in de cookiebanner gebruiken we diensten om te meten hoe de website gebruikt wordt en of onze advertenties werken. Zonder die toestemming laden ze niet. Je toestemming geef je per categorie (statistieken, marketing), en je trekt ze in via 'Cookie-instellingen' onderaan elke pagina. Welke cookies daarbij horen, staat in onze cookieverklaring (/juridisch/cookies).
Rechtsgrond: je toestemming (art. 6.1.a AVG en, voor cookies, art. 10/2 van de wet van 30 juli 2018). Intrekken kan altijd; wat vóór je intrekking gebeurde, blijft rechtmatig.
- Google Analytics 4 (statistieken) — Google Ireland Limited. Welke pagina's je bekijkt, hoe lang, met welk soort toestel en uit welke regio. Je IP-adres wordt niet bewaard. We bewaren deze gegevens 14 maanden.
- Microsoft Clarity (statistieken) — Microsoft Corporation. Hoe bezoekers door de pagina's scrollen en klikken, als anonieme opnames en heatmaps. Wat je in formuliervelden typt, wordt afgeschermd. Opnames worden na 30 dagen gewist, heatmaps na 13 maanden. Trek je je toestemming voor statistieken in, dan stopt Clarity meteen, ook op de pagina die openstaat.
- Google Ads (marketing) — Google Ireland Limited. Of iemand na een klik op onze advertentie een formulier verstuurt of klant wordt, en (remarketing) om onze advertenties opnieuw te tonen aan wie de site bezocht. Daarvoor bewaart je browser een klik-id (gclid).
- Google Ads Enhanced Conversions (marketing) — Verstuur je een formulier na een klik op onze advertentie, dan kunnen we je e-mailadres of telefoonnummer in versleutelde vorm (gehasht, SHA-256) naar Google sturen, zodat Google de conversie aan de juiste advertentie kan koppelen. Google kan die hash niet terugrekenen naar je adres en gebruikt ze niet voor andere doelen.
- Offline conversies (marketing) — Word je klant na een klik op een advertentie van Google, dan kunnen we het klik-id (gclid), de datum en de waarde van die conversie in een bestand naar Google Ads uploaden. Zonder je naam of e-mailadres. Dat doen we enkel als je marketingcookies aanvaardde toen je de site bezocht.
- Meta-pixel en Conversions API (marketing) — Meta Platforms Ireland Limited (Facebook, Instagram). Of iemand na een advertentie op Facebook of Instagram de site bezoekt en een formulier verstuurt. Verstuur je ons contactformulier, dan stuurt onze server Meta een melding 'Lead' met je e-mailadres en telefoonnummer in versleutelde vorm (gehasht, SHA-256), je IP-adres, je browser en, als je via een advertentie kwam, het klik-id van Meta. Dat gebeurt enkel als je marketingcookies aanvaard hebt. Zonder die toestemming verlaat er niets onze server richting Meta.
Samen met Meta verantwoordelijk
Voor het verzamelen van gegevens op onze website met de Meta-pixel en de Conversions API, en het doorsturen ervan naar Meta, zijn wij en Meta Platforms Ireland Limited samen verantwoordelijk (gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken, art. 26 AVG). We hebben daarover afspraken gemaakt in het addendum voor verwerkingsverantwoordelijken van Meta (facebook.com/legal/controller_addendum).
Wij zorgen ervoor dat je vooraf geïnformeerd wordt en dat er niets naar Meta gaat zonder je toestemming. Meta is verantwoordelijk voor wat het daarna met de gegevens doet, bijvoorbeeld om advertenties te tonen en te meten. Dat lees je in het privacybeleid van Meta (facebook.com/privacy/policy).
Wil je je rechten uitoefenen voor wat wij samen verzamelen, dan kan je bij ons terecht (management@wolfpackcalisthenics.com). Wij geven je verzoek zo nodig door aan Meta. Je kan je ook rechtstreeks tot Meta richten.
Formulieren onder advertenties op Facebook en Instagram
Vul je een formulier in onder een van onze advertenties op Facebook of Instagram, dan bezorgt Meta ons je antwoorden. We gebruiken ze om je vraag te beantwoorden en contact met je op te nemen over wat je aanvroeg (art. 6.1.b AVG: stappen op jouw verzoek vóór een eventuele overeenkomst).
Je antwoorden komen in onze mailbox bij Google Workspace en, als je een e-mailadres gaf, als aanvraag in VirtuaGym. In zo'n formulier vragen we niet naar je gezondheid. Vertel ons blessures of beperkingen liever rechtstreeks in een gesprek met je coach.
Een formulier onder een advertentie is geen toestemming voor nieuwsbrieven of acties. Daarvoor vragen we het je apart.
Word je geen klant, dan wissen we je aanvraag na 2 jaar. Meta bewaart een kopie in zijn eigen systemen, volgens het privacybeleid van Meta.
Doorgifte buiten de Europese Unie
Google, Meta, Microsoft en Cloudflare zijn Amerikaanse bedrijven of maken deel uit van een Amerikaanse groep. Gegevens kunnen daardoor in de Verenigde Staten terechtkomen. Die bedrijven zijn gecertificeerd onder het EU-VS Data Privacy Framework, waarvoor de Europese Commissie een adequaatheidsbesluit nam. Daarnaast gelden de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.
Het coachingdashboard
Als je online coaching bij ons volgt, gebruik je ons coachingdashboard. Daarin verwerken we:
- je naam en het e-mailadres waarmee je inlogt;
- je trainingsgegevens: welke oefeningen je deed, met welke gewichten en hoeveel herhalingen, je notities per set, je persoonlijke records en je voortgang in de skill-boom;
- je wekelijkse check-in: slaap, energie, stress, stappen, hoe je je voelde en wat je erbij schreef;
- je metingen: lichaamsgewicht, vetpercentage en omtrekmaten;
- foto's en video's die je zelf uploadt: voortgangsfoto's en techniekopnames;
- spraaknotities die je coach inspreekt bij een oefening;
- berichten, video's en spraakberichten die jij of je coach in de chat zet. Beoordeelt je coach een video, dan komt die met zijn tekeningen en ingesproken uitleg terug in jouw map, naast je eigen opnames.
Je gezondheidsgegevens en je toestemming
Je metingen, je foto's en video's en wat je in je check-in vertelt over hoe je slaapt en je voelt, zijn gegevens over je gezondheid. Die verwerken we alleen met jouw uitdrukkelijke toestemming, en met één doel: je persoonlijk kunnen coachen. Je geeft die toestemming bij je eerste bezoek aan het dashboard.
Je kan die toestemming op elk moment intrekken met een mail naar management@wolfpackcalisthenics.com, ook als je niet meer in het dashboard kan, bijvoorbeeld omdat je abonnement is afgelopen of er een factuur openstaat. In het dashboard kan je bij Privacy & gegevens ook vragen om al je gegevens te verwijderen. Je rechten hangen dus niet aan je toegang tot het dashboard.
Het dashboard doet inhoudelijke suggesties aan je coach over je training, je herstel en je volgende stap. Daar beslist altijd een mens over; er gaat nooit automatisch advies rechtstreeks naar jou.
Eén ding gaat wél automatisch: de toegang tot je dashboard is gekoppeld aan je lidmaatschap. Loopt je contract af of staat er een factuur langer dan 14 dagen open, dan sluit het systeem je dashboard tijdelijk af en krijg je daar een melding over. Je gegevens blijven gewoon staan en je coach kan de blokkade opheffen. Betaal je of loopt je contract weer, dan gaat het vanzelf weer open. Ben je het er niet mee eens, laat het ons weten. Dan kijkt er een mens naar.
Spreek je tijdens een training je sets in, dan zet je browser je stem om in tekst. Chrome en Edge sturen het geluidsfragment daarvoor naar Google. Wij krijgen en bewaren geen geluid, alleen de herhalingen en het gewicht die je inspreekt.
Waar je gegevens staan
Je trainingsschema, je metingen en je foto's staan in de zakelijke Google Workspace-omgeving van Wolfpack Calisthenics (Google Drive en Google Sheets). Google is daarbij onze verwerker: zij slaan de gegevens voor ons op en mogen ze niet voor eigen doelen gebruiken. We hebben daarvoor een verwerkersovereenkomst met Google gesloten.
Het dashboard zelf draait bij Cloudflare. Als je inlogt, bewaart Cloudflare voor ons een technische sessie zodat je niet bij elke pagina opnieuw moet inloggen. Die sessie verloopt na 12 uur en bevat alleen een verwijzing naar je account, geen gegevens over je gezondheid.
Een deel van je gegevens staat ook in de opslag van je eigen browser, zodat het dashboard werkt als je even geen internet hebt. Die kopie wis je zelf met de knop Wis van dit toestel.
Je gegevens worden niet doorverkocht en niet met andere partijen gedeeld, behalve waar dat op deze pagina staat of waar de wet ons daartoe verplicht.
Wat je eet bijhouden
In de voedingstab van het dashboard kan je bijhouden wat je eet. Dat blijft standaard alleen op je eigen toestel, in de opslag van je browser: je coach ziet het niet, en wij ook niet.
Scan je een product, dan zoekt je toestel de voedingswaarden op bij Open Food Facts, een openbare productendatabank. Daarheen gaan de streepjescode en het IP-adres van je toestel, niet je naam, je e-mailadres of wat je verder eet. Wil je dat niet, vul het product dan met de hand in.
Delen met je coach is een aparte keuze, met een schakelaar bij Privacy & gegevens die standaard uit staat. Zet je hem aan, dan sturen we per dag door welke producten je at, hoeveel, bij welke maaltijd en met welke voedingswaarden. Zet je hem weer uit, dan sturen we niets meer door; wat al gedeeld is, blijft bewaard tot je vraagt het te wissen.
Foto's voor promotie
Soms willen we een voor/na-foto delen op onze website of social media. Dat is een ander doel dan je coachen, en daarvoor vragen we je apart om toestemming. In het dashboard staat daarvoor een aparte schakelaar bij Privacy & gegevens. Die staat standaard uit.
Zeg je nee, dan verandert er niets aan je coaching. Zeg je ja, dan kan je die toestemming later altijd weer intrekken: met dezelfde schakelaar, of per mail als je niet meer bij het dashboard kan; we halen bestaand materiaal dan zo snel als redelijk mogelijk offline. Al geplaatste berichten die door anderen gedeeld zijn, kunnen we niet terughalen. Daarom vragen we het vooraf en niet achteraf.
Hoe lang we je coachinggegevens bewaren
Zolang je klant bij ons bent, bewaren we je trainings- en voortgangsgegevens; je wil je historie van vorig jaar kunnen terugzien.
Stopt je coaching, dan bewaren we ze nog 12 maanden. Kom je binnen die periode terug, dan staat je historie er nog. Daarna verwijderen we ze, tenzij we wettelijk verplicht zijn iets langer te bewaren (bijvoorbeeld facturen: die moeten we tien jaar houden, en daar staan geen gegevens over je gezondheid in).
Wil je eerder weg, dan hoef je die 12 maanden niet af te wachten: vraag om verwijdering via de knop in het dashboard of mail ons. We handelen dat binnen één maand af en laten je weten wanneer het gebeurd is.
Van beheerhandelingen in het systeem houden we een logboek bij, om te kunnen zien wie wanneer wat wijzigde. Verwijderen we jouw gegevens, dan maken we de regels in dat logboek anoniem: er blijft staan dát er iets gebeurde, maar niet meer bij wie.
Je lidmaatschap
Je lidmaatschap, je contract en je facturen beheren we in VirtuaGym. Daar komt de informatie vandaan waarmee het dashboard bepaalt of je toegang loopt. Wij lezen daaruit je naam, je e-mailadres, je lidnummer, de looptijd van je contract en of er nog een factuur openstaat.
Google Maps
Op onze contactpagina staat een kaart van Google Maps. Die laadt bewust niet vanzelf: je ziet eerst een afbeelding met een knop, en pas als jij daarop klikt wordt er contact gelegd met Google. Klik je niet, dan gaat er niets naar Google.
Klik je wel, dan verwerkt Google Ireland Limited gegevens als je IP-adres volgens zijn eigen voorwaarden. Daarop zijn de Google Maps/Google Earth-servicevoorwaarden (https://www.google.com/help/terms_maps/) en het privacybeleid van Google (https://policies.google.com/privacy) van toepassing.
Je keuze wordt lokaal in je browser bewaard zodat je de kaart niet telkens opnieuw hoeft vrij te geven. Je kan die keuze wissen door de opslag van deze site te verwijderen.
Reviews
Op de homepage en de Engelse pagina tonen we reviews uit twee bronnen: ons Google-bedrijfsprofiel en ons eigen reviewformulier. Van beide tonen we alleen de reviews met 4 of 5 sterren, en dat staat ook bij de reviews zelf. Alle reviews, ook de lagere, lees je op ons Google-bedrijfsprofiel.
De reviews van Google laden pas nadat je op 'Toon de reviews van Google' klikt. Onze server haalt ze dan bij Google op zonder ze te bewaren, en je keuze onthouden we alleen in je eigen browser, zodat ze bij een volgend bezoek meteen laden.
Na je klik laden ook de profielfoto's van de schrijvers van de servers van Google, en verwerkt Google Ireland Limited je IP-adres. Daarop zijn de Google Maps/Google Earth-servicevoorwaarden (https://www.google.com/help/terms_maps/) en het privacybeleid van Google (https://policies.google.com/privacy) van toepassing.
Schrijf je zelf een review via ons formulier, dan verwerken we die op basis van je toestemming. Geef je 4 of 5 sterren, dan verschijnen op de site alleen je sterren, je tekst, het aanbod dat je volgt, de maand waarin je startte en je voornaam met de eerste letter van je achternaam, in de taal waarin je schreef. Je e-mailadres en je volledige achternaam publiceren we nooit: die gebruiken we alleen om na te gaan of je klant bent.
Het formulier en de lijst met reviews draaien op Google Forms en Google Sheets; Google verwerkt die gegevens daarbij in onze opdracht. Je kan je toestemming altijd intrekken via management@wolfpackcalisthenics.com, en dan halen we je review van de site.
Het lesrooster
Het lesoverzicht staat als tekst op onze groepslessenpagina. Om het te tonen, vraagt onze server de openbare roosterpagina van VirtuaGym op, het systeem waarin wij onze lessen plannen. Dat gebeurt zonder cookies en zonder gegevens van jou.
Bij een les kan staan hoeveel plaatsen er nog vrij zijn. Dat getal vraagt onze server elk kwartier op bij VirtuaGym: alleen het aantal plaatsen per les, nooit wie er ingeschreven is. Het is een momentopname; of je plek zeker is, zie je pas als je boekt.
Tonen we hoe druk het nu is, of hoeveel keer er de laatste 30 dagen getraind werd, dan berekent onze server dat uit de check-ins van onze leden in VirtuaGym. Wie er incheckte, laten we meteen vallen: we bewaren alleen een niveau (rustig, normaal of druk) of één afgerond totaal, nooit een naam, een tijdstip per persoon of een klein aantal waaruit je iemand zou herkennen. Dat doen we op basis van ons gerechtvaardigd belang om bezoekers eerlijk te informeren. Ben je lid en wil je niet meetellen, mail dan management@wolfpackcalisthenics.com.
Het boekingsrooster van VirtuaGym zelf laadt pas wanneer je op 'Open het boekingsrooster' klikt. Lukt het ophalen van de lessen niet, dan tonen we dat boekingsrooster meteen. Zodra het laadt, plaatst VirtuaGym eigen cookies op virtuagym.com en verwerkt het je IP-adres, onder het privacybeleid van VirtuaGym.
Blokkeert je browser die inhoud, dan blijft het kader leeg. Onder het lesoverzicht staat een knop die het rooster in een nieuw venster opent, zodat je er altijd bij kan.
Jouw rechten
Je kan, binnen de voorwaarden van de AVG, vragen om inzage, correctie, verwijdering, beperking of overdracht van je persoonsgegevens. Je kan ook bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingen of toestemming intrekken wanneer de verwerking daarop gebaseerd is.
Stuur je verzoek naar management@wolfpackcalisthenics.com. Je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit.